Terms of Reference (TOR): Pengertian, Fungsi, dan Contoh Template

Terms of Reference adalah dokumen untuk mendefinisikan latar belakang dan tujuan proyek serta tugas-tugas yang perlu dijalankan kontraktor proyek. Dokumen ini memiliki fungsi penting dalam manajemen proyek Anda.

Saat Anda menjalankan sebuah proyek digital seperti pengemabangan website atau aplikasi perusahaan, perlu Anda ketahui bahwa terdapat beragam dokumen yang perlu dipersiapkan. Salah satu dokumen tersebut adalah Term of Reference atau sering disingkat menjadi TOR.

Dokumen ini memiliki fungsi penting karena dapat memberikan gambaran yang jelas pada tim manajemen tentang apa yang harus dihasilkan pada proyek yang dijalankan. Term of Reference juga dapat digunakan untuk mendefinisikan kegiatan yang harus dilakukan, menunjukkan masalah, serta penggunaan anggaran dan keahlian yang terkait dengan proyek.

Jika Anda saat ini berencana untuk membuat dokumen Terms of Reference berikut kami berikan informasi selengkapnya untuk Anda.

Baca Juga: 7 Tips Strategi Marketing yang Efektif Saat Pandemi

Apa Itu Terms of Reference (TOR)?

Terms of Reference adalah dokumen untuk mendefinisikan tugas-tugas yang diperlukan dari kontraktor proyek, menyoroti latar belakang, serta menjelaskan tujuan proyek. Dalam Bahasa Indonesia, dokumen Terms of Reference dikenal dengan istilah Kerangka Acuan Kerja (KAK).

Biasanya, dokumen TOR akan dibuat setelah proyek ditetapkan. Dokumen tersebut kemudian harus diuji, disetujui, atau bahkan disempurnakan kembali dengan para pemangku kepentingan.

Sebagian besar isi dokumen Terms of Reference akan mendeskripsikan berbagai hal penting terkait proses pengerjaan proyek. Contohnya seperti:

• Alasan di balik pelaksanaan proyek
• Usulan metodologi manajemen proyek beserta rencana kerja dan jadwal kegiatan
• Persyaratan sumber daya yang dibutuhkan, terutama terkait personel proyek yaitu seluruh anggota tim yang akan terlibat dalam pelaksanaan proyek.
• Aturan dan persyaratan untuk penyerahan laporan proyek

Selain itu, perlu Anda ketahui bahwa saat pembuatan dokumen TOR ini Anda juga perlu memperhatikan ruang lingkup proyek. Hal ini dibutuhkan agar detail TOR sesuai dengan sumber daya yang tersedia untuk menjalankan proyek.

Fungsi dari Pembuatan Terms of Reference

Ketika Anda memutuskan untuk menjalankan sebuah proyek, maka Anda perlu mengembangkan dokumen Terms of Reference. Hal ini dibutuhkan karena dokumen tersebut akan memberikan Anda berbagai kemudahan. Contohnya seperti:

• untuk memberikan pemahaman yang sama bagi seluruh anggota tim dan para pemangku kepentingan tentang ruang lingkup, tujuan, dan rencana kerja proyek.
• dapat digunakan sebagai panduan dalam memonitor aktivitas tim proyek
• sarana untuk membuat perencanaan anggaran

Baca Juga: Proyek Digital: Pengertian, Contoh, dan Tahapannya

Cara Membuat Terms of Reference

Saat Anda berencana untuk membuat dokumen Term of Reference, maka Anda perlu menyediakan beberapa informasi untuk disampaikan di dalamnya yaitu:

1. Latar Belakang

Bagian latar belakang dapat digunakan untuk  memberikan gambaran tentang sejarah di balik proyek tersebut. Pada bagian ini, Anda harus bisa menjelaskan mengapa melakukan proyek tersebut harus dijalankan. Tujuannya adalah untuk memberikan penjelasan singkat kepada pembaca mengenai kebutuhan di balik proyek tersebut.

Secara garis besar, latar Belakang TOR biasanya mencakup beberapa paragraf yang membahas poin-poin berikut:

• Kebutuhan bisnis dan informasi mengapa proyek tersebut perlu dijalankan
• Deskripsi mengenai peran umum dari para pemangku kepentingan dalam proyek
• Informasi mengenai gambaran proyek

2. Tujuan

Pada bagian ini, Anda perlu menjelaskan apa saja yang diharapkan atau diinginkan dari pelaksanaan proyek tersebut. Anda juga harus bisa mendeskripsikan pencapaian yang ingin diraih pada setiap project life cycle.

3. Permasalahan atau isu

Setiap proyek akan memiliki beberapa isu atau area bermasalah yang harus ditangani agar proyek dapat berjalan dengan lancar. Pada bagian ini Anda akan menginformasikan beragam permasalahan, kekhawatiran, pertanyaan, atau apa pun yang memerlukan penyelesaian selama proyek berlangsung. Hal ini penting untuk dijabarkan karena masalah yang tidak memiliki solusi dapat menyebabkan kegagalan proyek.

4. Metodologi

Pada bagian ini, Anda perlu mendeskripsikan mengenai metode utama pelaksanaan proyek. Metodologi akan berisi seperangkat prinsip dan aturan yang mengatur prosedur spesifik atas pelaksanaan proyek agar bisa sesuai dengan sumber daya yang tersedia.

5. Keahlian

Informasi yang Anda sampaikan pada bagian ini akan digunakan sebagai dasar untuk membangun tim proyek serta penilaian keterampilan. Beberapa informasi yang perlu Anda sediakan seperti:

• jenis pekerjaan yang perlu dilakukan dalam proyek
• jenis keterampilan yang dibutuhkan proyek
• jumlah anggota tim yang akan terlibat
• deskripsi tugas dan tanggung jawab seluruh anggota tim
• hubungan antar anggota tim 

6. Pelaporan

Bagian pelaporan dapat Anda isi mengenai cara membuat atau menyerahkan report proyek. Laporan tersebut nantinya akan berisi info penting mengenai kinerja proyek selama periode tertentu. Saat mengisi bagian ini, Anda harus bisa menginformasikan dengan jelas mengenai cara menulis, cara mengirimkan laporan, serta informasi apa saja yang akan disertakan di dalamnya. 

7. Rencana Kerja

Pada bagian ini, Anda perlu membuat suatu strategi untuk membantu memecahkan masalah di seluruh proyek serta strategi untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Rencana kerja akan membantu anggota tim dalam menentukan tindakan yang perlu diambil untuk memulai, mengimplementasikan, dan menyelesaikan proyek dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan anggaran yang ditentukan. Selain itu, rencana kerja juga sering digunakan sebagai panduan umum untuk mengembangkan rencana implementasi proyek .

Jika Anda saat ini akan menjalankan sebuah proyek dan membutuhkan template Terms of Reference, WDI telah menyediakannya untuk Anda. Silakan klik dan unduh template Terms of Reference ini.

WDI juga menyediakan beragam proyek digital yang bisa Anda kerjakan. Silakan klik di sini untuk menemukan proyek yang paling sesuai dengan perusahaan Anda.