Cara Membuat Minutes of Meeting beserta Contoh Template

Mengetahui bagaimana cara membuat Minutes of Meeting (MoM) sangat bermanfaat ketika Anda harus mencatat info-info penting saat rapat. Berikut kami sajikan informasi tersebut beserta contoh template MoM yang mudah untuk Anda ikuti. 

Saat rapat dilakukan ada begitu banyak detail atau tindakan penting yang dibahas. Namun terkadang, beberapa peserta tidak bisa hadir atau tidak bisa mengikuti rapat secara keseluruhan sehingga sebuah pengingat mengenai keputusan yang dibuat akan sangat dibutuhkan. Inilah salah satu penyebabnya mengapa membuat Minutes of Meeting sangat diperlukan saat rapat berlangsung.

Di artikel kali ini, kami akan mengluas lebih jauh mengenai apa itu Minutes of Meeting, cara membuatnya, serta contoh template-nya. Jika saat ini Anda ingin membuat MoM yang berkualitas silakan simak penjelasan kami berikut ini. 

Apa Itu Minutes of Meeting?

Minutes of Meeting atau MoM adalah catatan tertulis untuk memberikan info-info penting terkait apa saja yang terjadi selama rapat perusahaan berlangsung. Dalam Bahasa Indonesia, Minutes of Meeting juga dikenal dengan istilah notulen rapat. Dokumen Mom ini nantinya akan digunakan untuk memberi tahu orang-orang yang tidak menghadiri rapat tentang apa yang terjadi atau untuk melacak apa telah yang diputuskan selama rapat. 

Biasanya saat rapat berlangsung akan ada seseorang yang bertanggung jawab untuk menulis Mom. Orang tersebut harus mencatat berbagai hal penting yang didiskusikan selama rapat. Ketika catatan tersebut sudah lengkap maka catatan tersebut akan mencatatnya ke dalam bentuk dokumen yang lebih resmi. Dokumen tersebut kemudian akan ditandatangani oleh pemimpin rapat.

Baca Juga: Bekerja Lebih Produktif Dengan 5 Alat Manajemen Proyek Ini

Apa Isi Minutes of Meeting ?

Saat mendokumentasikan isi rapat, Anda harus menyertakan beberapa detail tertentu yang dapat berguna bagi peserta rapat yang lain. Berikut adalah beberapa contoh informasi-informasi yang harus disertakan saat menulis MoM atau notulen rapat:

• Info-info dasar seperti nama rapat, tempat, tanggal, dan waktu
• Daftar peserta rapat
• Tujuan rapat diadakan
• Agenda rapat
• Delegasi tugas
• Keputusan yang dibuat saat rapat
• Koreksi dari notulen rapat sebelumnya
• Tanggal dan tempat rapat selanjutya

Cara Membuat Minutes of Meeting

Berikut kami sajikan cara membuat Minutes of Meeting yang bisa Anda ikuti.

1. Siapkan template sebelum rapat dimulai

Agar Anda bisa lebih siap saat mencatat info-info penting saat rapat berlangsung, ada baiknya jika Anda menyediakan template Minutes of Meeting terlebih dahulu. Anda bisa melihat MoM pada rapat sebelumnya atau berdiskusi dengan pemimpin rapat untuk mengetahui info penting apa saja yang perlu disertakan.

Beberapa placeholder umum yang biasanya ditemukan pada template MoM adalah sebagai berikut:

• Nama Perusahaan
• Tujuan rapat
• Waktu dimulai dan berakhir
• Tanggal dan lokasi rapat
• Daftar hadir dan absen peserta rapat
• Kolom untuk mengisi hasil keputusan rapat beserta dengan deadline yang ditentukan
• Kolom untuk tanda tangan penulis MoM dan pemimpin rapat
• Agenda rapat selanjutnya

2. Catat semua info penting yang didapat saat rapat

Saat rapat dimulai, Anda dapat mulai membuat catatan penting. Ada baiknya jika Anda hanya menulis point-point utama yang dibahas saat rapat daripada harus mendokumentasikan semua hal yang disebutkan oleh para peserta rapat.

Jika peserta mencoba untuk memberikan saran atau solusi mengenai hal yang sedang didiskusikan maka Anda harus mendokumentasikannya secara lengkap. Seperti siapa yang memberi saran tersebut, apa isi saran yang diutarakan, serta info apa saran tersebut diterima.

3. Kumpulkan laporan atau dokumen presentasi rapat

Jika ada laporan atau presentasi yang diberikan selama rapat, Anda harus meminta dokumen tersebut setelah rapat selesai. Jika mereka tidak dapat memberi dokumen fisik, Anda dapat meminta mereka untuk mengirimkannya melalui email.

Hal ini diperlukan agar ketika Anda mengirim MoM kepada peserta rapat yang tidak hadir, mereka juga dapat mengetahui dokumen atau isi laporan yang didiskusikan selama rapat. Selain itu, melampirkan dokumen, laporan, ataupun presentasi di dalam MoM juga dapat menjadi pengingat bagi peserta rapat yang lain mengenai detail info yang dibahas ketika rapat berlangsung.

4. Tinjau kembali catatan Anda

Setelah rapat selesai, Anda perlu memeriksa kembali isi MoM yang sudah Anda buat. Pastikan tidak ada informasi penting yang terlewat. Namun jika ternyata Anda membutuhkan info tambahan, maka Anda perlu menghubungi pihak yang terkait untuk mendapatkan info tersebut.

5. Ubah MoM kedalam bentuk yang lebih formal

Langkah selanjutnya adalah mengetik catatan rapat dalam bentuk yang lebih rapi dan formal. Seluruh informasi yang Anda miliki dapat diketik kembali dalam forma present tense. Pastikan kata-kata yang Anda buat juga objektif dan mudah dipahami oleh seluruh peserta rapat.

6. Minta persetujuan dari pimpinan rapat

Setelah Anda memiliki dokumen MoM dalam format yang formal, Anda dapat mengirim dokumen tersebut kepada pemimpin rapat untuk mendapatkan persetujuan. Jika pimpinan rapat meminta sebuah revisi, maka Anda perlu memperbaikinya kembali.

7. Kirim MoM kepada seluruh peserta rapat

Saat dokumen MoM sudah disetujui oleh pimpinan rapat, maka langkah selanjutnya adalah membagikan dokumen tersebut kepada peserta rapat yang lain. Biasanya cara utama untuk mengirimkan MoM atau notulen rapat ini adalah dengan melalui email. Selain itu perlu Anda ingat, bahwa saat mengirimkan dokumen MoM, Anda juga harus melampirkan berbagai dokumen yang diperlukan.

Baca Juga: Proyek Digital: Pengertian, Contoh, dan Tahapannya

Itu dia cara membuat Minutes of meeting yang bisa Anda ikuti.  WDI menyediakan template MoM untuk Anda, silakan klik di sini.

MoM merupakan salah satu dokumen penting yang akan Anda perlukan dalam mengelola proyek. Dengan MoM tersebut, berbagai info penting dapat didokumentasikan dengan baik sehingga tim proyek dapat mengetahui langkah-langkah apa yang akan dilakukan selanjutnya saat mengelola proyek.

Jika Anda saat ini memiliki proyek digital dan membutuhkan berbagai dokumen penting untuk mengelolanya seperti Terms of Reference (TOR), Gantt Chart, atau yang lain, WDI telah menyediakannya untuk Anda. Silakan klik di sini untuk menemukan dokumen yang Anda butuhkan. Selain itu, WDI juga menyediakan daftar proyek digital bernilai tinggi di Indonesia. Apabila saat ini Anda dan tim sedang mencari proyek untuk dikelola, Anda bisa menemukannya dengan klik link berikut : Daftar Proyek Digital.